【第12回】【仕事効率化】面倒なメール作成をAIに丸投げ！依頼・謝罪・報告の鉄板プロンプト[AI]
こんにちは！前回は、AIを使ってブログやSNSのコンテンツ制作を効率化する方法をご紹介しました。今回は、ビジネスパーソンの多くが日々頭を悩ませているであろう「メール作成」をテーマに、AIを最強の秘書に変身させるプロンプト術を解説します。
「丁寧な依頼メールの書き方がわからない…」「角が立たないようにお断りするにはどうすれば…」「お詫びの気持ちが伝わるだろうか…」など、メール一通作成するのに、多大な時間と精神的なエネルギーを消耗していませんか？ 今回ご紹介する「鉄板プロンプト」を使えば、そんな面倒なメール作成業務をAIに丸投げし、あなたは本来の業務に集中できるようになります。
この記事でわかること
- AIにビジネスメールを作成させるための基本となる「構造化プロンプト」
- 【依頼】相手に快く動いてもらうための、丁寧な依頼メール作成プロンプト
- 【謝罪】誠意が伝わる、的確な謝罪メール作成プロンプト
- 【報告】要点を簡潔に伝える、分かりやすい報告メール作成プロンプト
- 【お断り】相手に不快感を与えない、スマートな断りメール作成プロンプト
この記事を参考に、あなただけのお仕事用「メール作成テンプレート」をAIに作らせてみましょう！
基本の型！AIにビジネスメールを書かせる構造化プロンプト
AIに質の高いビジネスメールを作成させる鍵は、第8回で学んだ「構造化プロンプト」にあります。AIに「あなたの立場」や「メールの目的」、「含めるべき要素」などを明確に指示することで、人間が書いたような、自然で的確な文章を生成させることができます。まずは、全ての基本となるプロンプトの型を理解しましょう。
# 命令書
あなたは、[<strong>あなたの役職や立場</strong>]です。
以下の条件に基づいて、ビジネスメールを作成してください。
# 背景・目的
[<strong>なぜこのメールを送るのか</strong>]
# 送信相手
[<strong>相手の会社名、役職、名前など</strong>]
# 必ず含めるべき要素
- [<strong>箇条書きで、メールに盛り込みたい情報を具体的に書く</strong>]
# トーン＆マナー
[<strong>丁寧、緊急、簡潔に、など文体の雰囲気を指定</strong>]
この基本の型を、シチュエーションに応じて少し変えるだけで、あらゆるビジネスメールに対応できます。
シチュエーション別：鉄板プロンプトテンプレート集
それでは、具体的なビジネスシーンを想定した「鉄板プロンプト」をご紹介します。[ ] の部分をあなたの状況に合わせて書き換えるだけで、すぐに使えますよ。
ケース1：社外への「依頼」メール
相手に気持ちよく動いてもらうためには、依頼の背景や目的、そして相手への配慮を伝えることが重要です。
【プロンプト例：見積もり依頼】
# 命令書
あなたは、株式会社ZESYSの営業担当です。
以下の条件に基づいて、ビジネスメールを作成してください。
# 背景・目的
Webサイト制作を検討しており、A社に見積もりを依頼するため。
# 送信相手
株式会社A社 ご担当者様
# 必ず含めるべき要素
- 自己紹介（株式会社ZESYSの営業担当であること）
- 見積もりをお願いしたいWebサイトの概要（コーポレートサイト、10ページ程度）
- 見積もりに含めてほしい項目（デザイン費、コーディング費、サーバー費）
- 見積もりの提出希望日（2025年11月28日）
- ご多忙のところ恐縮ですが、という相手への配慮の言葉
# トーン＆マナー
丁寧で、初めて連絡する相手に失礼のないように。
ケース2：ミスに対する「謝罪」メール
謝罪メールで最も大切なのは、誠意と迅速な対応です。事実関係と今後の対策を明確に伝えましょう。
【プロンプト例：納品遅延のお詫び】
# 命令書
あなたは、株式会社ZESYSのプロジェクトマネージャーです。
以下の条件に基づいて、ビジネスメールを作成してください。
# 背景・目的
B社に納品する予定だった製品に不具合が見つかり、納期が遅れることをお詫びするため。
# 送信相手
株式会社B社 鈴木様
# 必ず含めるべき要素
- 納品が遅れることへの率直な謝罪
- 納品遅延の理由（製品の最終チェックで不具合が発見されたため）
- 新しい納品予定日（2025年12月5日）
- 再発防止策（チェック体制を強化する旨）
- 多大なご迷惑をおかけしたことへの重ねてのお詫び
# トーン＆マナー
誠心誠意、謝罪の気持ちが伝わるように。言い訳がましくならないように。
ケース3：上司への「報告」メール
忙しい上司への報告は、結論から先に述べ、要点を簡潔にまとめる「PREP法」などを意識すると効果的です。
【プロンプト例：月次売上報告】
# 命令書
あなたは、営業部のメンバーです。
以下の条件に基づいて、上司への月次売上報告メールを作成してください。
# 背景・目的
10月度の営業実績を、部長に報告するため。
# 送信相手
営業部 山田部長
# 必ず含めるべき要素
- 10月度の売上目標と実績（目標1000万に対し、実績1200万で達成率120%）
- 目標を達成できた要因（新商品Aの売上が好調だったこと）
- 11月に向けての課題（既存商品Bのテコ入れが必要）
- 今後のアクションプラン（商品Bのキャンペーンを企画する）
# トーン＆マナー
結論ファーストで、要点を箇条書きにするなど、簡潔で分かりやすく。
ケース4：角を立てずに「お断り」するメール
最も気を使うのがお断りの連絡です。相手への感謝を伝えつつ、期待を持たせないように理由を簡潔に伝えるのがポイントです。
【プロンプト例：提案のお断り】
# 命令書
あなたは、企画部の担当者です。
以下の条件に基づいて、ビジネスメールを作成してください。
# 背景・目的
C社からいただいた新しい広告プランの提案を、今回は見送る旨を伝えるため。
# 送信相手
株式会社C社 佐藤様
# 必ず含めるべき要素
- まず、貴重な時間を割いて提案してくれたことへの感謝
- 検討の結果、今回は見送らせていただくという結論
- 見送りの理由（今回は弊社のターゲット層と少し方向性が異なると判断したため）
- 相手の提案が素晴らしかったことへのフォロー
- また別の機会があれば、という前向きな言葉で締める
# トーン＆マナー
相手の気分を害さないよう、丁寧かつ配慮のある言葉遣いで。
まとめ：AIを頼れる文章作成のパートナーに
今回は、ビジネスシーンで頻繁に発生する4つのシチュエーションを例に、AIにメール作成を任せるための具体的なプロンプトをご紹介しました。
学んだことを振り返ってみましょう。
- メール作成をAIに頼む際は、基本となる型（構造化プロンプト）を使うと精度が上がること。
- 「依頼」「謝罪」「報告」「お断り」など、目的に応じて「含めるべき要素」を具体的に指示することが重要であること。
- AIを使えば、文章の構成や丁寧な言い回しに悩む時間が大幅に削減され、本来の業務に集中できること。
今回紹介したプロンプトは、あくまで一例です。ぜひあなたの職種や業務内容に合わせて、オリジナルの「鉄板プロンプト」を育ててみてください。AIという強力な秘書を手に入れれば、あなたの仕事の効率は間違いなく向上するでしょう。
次回は、長い文章やWebサイトの内容をAIに要約させる、情報収集や学習に役立つテクニックを解説します。お楽しみに！
zesys.net※本ブログはこの一文以外は、AIによる記載です。内容にウソが含まれている可能性がありますので、ご注意ください。写真もAIで作成しています。
