「メール、資料、チャットのログ……毎日読むものが多すぎる！」
朝起きてから寝るまで、私たちは膨大なテキスト情報にさらされています。
特に仕事では、長文の全社メールや、ダラダラと長い会議の議事録を読んで、「結局、何が言いたいの？」「それで、私は何をすればいいの？」と解読するだけで疲れてしまうこと、ありますよね。
「大事なところだけ、誰かマーカーを引いておいてくれないかな……」
その願い、AIなら一瞬で叶えてくれます。
AIを使えば、読むのに10分かかる長文も、たった数秒で「要点」と「あなたがすべき行動（ToDo）」だけのシンプルなリストに変換できます。
情報の洪水を泳ぎ切るための、最強の時短術をご紹介します。
目次
なぜ、要約にAIを使うべきなのか？
人間が要約をしようとすると、まず全文を読んで理解し、重要な部分を選び出し、文章を再構成するという高度な脳内処理が必要です。
これには時間も集中力もかかります。
一方、AI（ChatGPTなど）は、テキストデータの処理が本業です。
AIに任せる最大のメリットは、「情報の圧縮」と「アクションの抽出」です。
ただ短くするだけではありません。「忙しい部長向けに」「小学生でもわかるように」といった指示を出せば、読む相手に合わせた最適な形に翻訳してくれます。
そして何より、「文章の中に埋もれているタスク」を漏らさず拾い上げてくれるため、仕事の抜け漏れも防げます。
【実践手順】長文を貼り付けるだけ
手順はいたってシンプルです。スマホでもPCでも可能です。
- 文章をコピーする
要約したい長文メール、ニュース記事、議事録のテキストなどをコピーします。 - AIアプリを起動する
ChatGPTなどのAIチャット画面を開きます。 - プロンプトと文章を送信
下の「コピペ用プロンプト」を貼り付け、その下にコピーした長文を貼り付けて送信します。 （ここにChatGPTに長文を貼り付けている画面のスクショを貼る）
【状況別】コピペで使えるプロンプト集
読む目的や、元の文章の長さに合わせて使い分けてください。
以下のテキストをコピーして、AIに送るだけです。
パターン1：【基本】サクッと要点とToDoを知りたい時
長文メールやチャットのログを読み解くのに最適な、基本の型です。
# 命令書
あなたは「優秀なビジネスアシスタント」です。
以下の[入力テキスト]を読み込み、忙しい上司（私）のために情報を整理してください。
# 出力形式
1. **【要点まとめ】**
- 内容を3つの箇条書きで簡潔に要約すること。
- 決定事項や数字は省略せずに含めること。
2. **【私のToDo】**
- 私が対応すべきアクションアイテムがあれば、具体的な行動として抜き出すこと。
- 特に期限があるものは強調すること。
- アクションがない場合は「特になし」と記載すること。
# 入力テキスト
[
ここに長文メールやチャットログを貼り付け
]パターン2：【詳細】難しい内容を噛み砕いてほしい時
専門用語が多い技術資料や、難解なニュース記事を理解したい時に。
# 命令書
あなたは「わかりやすい解説に定評のある専門家」です。
以下の[専門的な文章]を、その分野の知識がない人（中学生レベル）でも理解できるように解説してください。
# 出力形式
・**【30秒でわかる要約】**
（全体像を300文字以内で、「つまりどういうことか」結論から書く）
・**【重要なポイント3選】**
（記事の核心部分を3つ箇条書きにする）
・**【用語解説】**
（文章内の専門用語や難解な単語をピックアップし、簡単な言葉で説明する）
# 専門的な文章
[
ここに技術資料やニュース記事を貼り付け
]パターン3：【応用】英語記事やYouTube動画の要約
海外のニュースや、動画の文字起こしテキスト（Transcript）を日本語で把握したい時に。
# 命令書
あなたは「優秀なバイリンガルリサーチャー」です。
以下の[英語テキスト]の内容を精査し、日本のビジネスパーソン向けに「日本語」でレポートしてください。
# 制約条件
・直訳ではなく、意訳を用いて自然な日本語にすること。
・「この記事/動画から何が学べるか」という結論を重視すること。
# 出力形式
1. **記事のタイトル（日本語訳）**
2. **結論（何が言いたいのか）**
3. **詳細な要約（箇条書き）**
# 英語テキスト
[
ここに英語ニュースや動画の文字起こし（Transcript）を貼り付け
]実行結果のイメージ
たとえば、ダラダラと長い「プロジェクト進捗共有メール」をパターン1（基本）で読ませた場合、AIは以下のように返してくれます。
🤖 AIの回答例：
📌 要点まとめ
- プロジェクトAの進行が、外部ベンダーからの納品遅れにより予定より3日遅れている。
- 品質管理部からのフィードバックにより、追加の修正作業が発生した。
- 納期を守るために、来週の社内チェック期間を短縮する方針である。
✅ あなたのToDo
- デザインチームへ連絡し、チェック体制のスケジュール変更を依頼する。
- 15日（水）の17時までに、修正案の最終版を提出する。
うまくいかない時は？（修正のコツ）
AIの要約が「的を得ていない」と感じた場合の対処法です。
ケース1：短すぎて重要な部分が抜けている
→「もっと詳しく。重要な数字や決定事項は省略せずにすべて列挙して」と指示を追加します。
ケース2：ToDoが自分に関係ないものまで含まれる
→「私は『営業担当』です。営業担当がやるべきアクションだけに絞ってToDoを作って」と、自分の立場を伝えます。
ケース3：形式が見づらい
→「Markdown形式の表（テーブル）で見やすくまとめて」と指定すると、Excelなどに貼り付けやすい形で出力されます。
関連リンク・まとめ
今回使用したツールはこちらです。
- ChatGPT (OpenAI)
- Microsoft Copilot – Edgeブラウザで開いているPDFなどをそのまま要約させることも可能です。
ビジネスマンにとって、時間は最も貴重な資源です。
「読む」というインプット作業をAIに任せて効率化することで、あなたは「考える」「行動する」というアウトプットに時間を使えるようになります。
次に届いた長文メールから、早速AIに「3行」にまとめてもらいましょう。その快適さに、きっと驚くはずです。
※本ブログはこの一文以外は、AIによる記載です。内容にウソが含まれている可能性がありますので、ご注意ください。写真もAIで作成しています。
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探偵はいつも迷子ですｗ