メール作成・修正：失礼なメールを30秒で修正。「大人の言い換え」術

「この言い回し、失礼じゃないかな……？」
「もっと丁寧な言葉を使いたいけど、尊敬語と謙譲語の使い分けに自信がない……」

取引先やお客さまへのメールを一通書くだけで、気づけば20分も30分も経っていた。そんな経験はありませんか？
特に、こちらのミスで謝罪する場合や、依頼を断らなければならない場合など、言いにくい内容のメールは、言葉選びに神経をすり減らしますよね。

「言いたいことは決まっているのに、それを『いい感じの文章』にするのが大変」
そんな悩みは、AIに丸投げしてしまいましょう。

AIを使えば、あなたは「箇条書き」や「友達に送るような雑な文章」を入力するだけでOK。
AIが一瞬で、相手を不快にさせない「大人のビジネスメール」に変換してくれます。

なぜ、メール作成にAIを使うべきなのか？

メール作成で一番時間がかかるのは、「相手への配慮」を考える時間です。
「角が立たないように」「失礼がないように」と考えれば考えるほど、手は止まってしまいます。

AI（ChatGPTなど）は、膨大なビジネス文書を学習した「ビジネスマナーの達人」です。
人間だと感情的になってしまいそうな場面でも、AIなら冷静に、かつ最大限の配慮を含んだ「クッション言葉（恐れ入りますが、あいにくですが等）」を適切に配置してくれます。

精神的な負担（感情労働）をAIに肩代わりさせることで、あなたはストレスなく、本来の業務に集中できるようになります。

【実践手順】雑な文章を投げるだけ

3ステップで、プロ級のメールが完成します。

1. AIアプリを起動する
   ChatGPTなどのAIチャットアプリを開きます。
2. プロンプトをコピーする
   下の「コピペ用プロンプト」をコピーします。
3. 雑な文章を入力して送信
   [ ] の部分に、あなたが伝えたい内容を、そのままの言葉（雑でOK）で入力して送信します。 （ここにChatGPTアプリ入力画面のスクショを貼る）

【状況別】コピペで使えるプロンプト集

シチュエーションに合わせて使い分けてください。
以下のテキストをコピーして、AIに送るだけです。

パターン1：【基本】雑なメモを清書したい時

日常的な連絡や、要件だけ決まっている時に。

以下のぶっきらぼうな文章を、取引先に送るための丁寧で誠実なビジネスメールに書き換えてください。内容は変えずに、角が立たない表現にしてください。

[明日の打ち合わせだけど、急に別の仕事が入ったから行けなくなった。来週の火曜か水曜の午後にしてほしい。ごめん。]

パターン2：【詳細】「お詫び・謝罪」の時

こちらのミスで相手に迷惑をかけてしまった時。言い訳がましくならず、誠意を伝えたい時に。

取引先への[謝罪メール]を作成してください。

・状況：[納品したデータに一部誤りがあった]
・原因：[最終確認の漏れ]
・対策：[修正版を添付する、今後はダブルチェックを徹底する]
・相手との関係：[長年の付き合いがある重要なクライアント]

言い訳をせず、誠実に反省し、今後の信頼回復につながるような丁寧な文面にしてください。

パターン3：【応用】「断り・辞退」の時

飲み会の誘い、仕事の依頼、セールスの勧誘など、関係を壊さずに「No」と言いたい時に。

以下の内容で、相手に失礼がないようにお断りするメールを作成してください。
「残念ですが今回は見送ります」というニュアンスを、柔らかく伝えてください。

・断るもの：[新規プロジェクトへの参加依頼]
・理由：[現在手一杯でリソースが割けないため]
・補足：[お声がけいただいたことへの感謝はしっかり伝えたい]

実行結果のイメージ

パターン1（基本）を使って、日程変更をお願いする場合の回答例です。

🤖 AIの回答例：

件名：お打ち合わせ日程変更のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の（自分の名前）です。

明日予定しておりましたお打ち合わせの件ですが、
急な社用が入ってしまい、誠に勝手ながらお伺いすることが難しくなってしまいました。
直前のご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

もし可能でしたら、下記の日程で再度調整させていただけないでしょうか。

・来週〇月〇日（火）午後
・来週〇月〇日（水）午後

ご多忙の折、大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

うまくいかない時は？（修正のコツ）

AIの作った文章がしっくりこない場合も、調整は簡単です。

ケース1：丁寧すぎて慇懃無礼（いんぎんぶれい）に見える
→「ちょっと堅苦しすぎます。もう少し普段の会話に近い、柔らかいトーンに直して」

ケース2：もっと反省の色を見せたい
→「謝罪の言葉をもう少し強調して。相手はかなり怒っているので、最大限の誠意を見せたい」

ケース3：短くしたい
→「チャットワーク（またはSlack）で送るので、挨拶文を省いてもっと簡潔にして」

関連リンク・まとめ

今回使用したツールはこちらです。

• ChatGPT (OpenAI)
• Microsoft Copilot – メールソフト（Outlook）との連携も強みです。

メール作成に使っていた時間を短縮できれば、もっと重要な仕事に集中したり、早く帰ったりすることができます。
何より、「失礼じゃないかな？」と悩む精神的な疲れから解放されるのが最大のメリットです。

さあ、次に送るメールから、早速AIに「清書」を頼んでみませんか？

※本ブログはこの一文以外は、AIによる記載です。内容にウソが含まれている可能性がありますので、ご注意ください。写真もAIで作成しています。

迷子探偵やもやも [AI]

探偵はいつも迷子ですｗ