第26回：毎月のコピペ作業にさようなら。「マクロの記録」で定型業務を自動化する第一歩 [AI]
こんにちは！大手企業の経理担当兼、Excel講師です。
毎月の「締め日」や「月次決算」。
あなたは、いつも「まったく同じ手順」の作業を繰り返していませんか？
- システムからCSVデータをダウンロードする。
- 不要な1行目～3行目を削除する。
- 見出しに色をつけて、文字を太くする。
- 金額の列に「円マーク」をつける。
- 列の幅を整えて、印刷範囲を設定する。
「この作業、毎月やってるなぁ…虚しいなぁ…」と感じたことがあるなら、今日がその卒業日です。
第26回のテーマは、Excelの自動化機能「マクロ」です。
「マクロ？ プログラミングでしょ？ 無理無理！」と逃げないでください。
今回使うのは「マクロの記録」という機能。これはプログラミングではなく、あなたの操作を録画・再生するビデオのようなものです。
コードは一行も書きません。ボタンを一つ作るだけ。
それだけで、毎月30分かかっていた単純作業が、来月からは「3秒」で終わります。
なぜ経理でこのスキルが必要なのか
経理の仕事はルーチンワークの塊です。
しかし、人間は「同じことを繰り返す」のが苦手な生き物です。疲れていると、つい行を消しすぎたり、桁を間違えたりします。
マクロの最大のメリットは、スピードもさることながら「再現性（さいげんせい）」にあります。
あなたが一度教えた手順（記録した操作）を、Excelは文句も言わず、疲れもせず、1ミリの狂いもなく毎回完璧に実行してくれます。
「手順を思い出して、マニュアルを見ながら作業する」という脳のメモリを使わなくて済むので、もっと重要な「分析」や「判断」に集中できるようになるのです。
【実践】今回のサンプル成果物
今回は、会計システムから出力された「使いにくいCSVデータ」を、一瞬で「見やすい管理表」に整形するツールを作ります。
練習用サンプルデータ
以下の表をコピーして、ExcelのA1セルに貼り付けてください。
| sys_export_date:20240401 | |||
|---|---|---|---|
| user:admin01 | |||
| id | date | item | amount |
| 101 | 2024/4/1 | 消耗品費 | 5000 |
| 102 | 2024/4/2 | 旅費交通費 | 12000 |
| 103 | 2024/4/5 | 会議費 | 3000 |
現状の課題：
1行目と2行目にシステムが出力した余計な情報（ゴミ）が入っています。
3行目の見出しも英語（id, date…）でわかりにくいです。
これらを整理する手順をマクロに記録させます。
手順解説：あなたの操作を「録画」する
マクロを使うには、まず「開発」タブを表示させる必要があります。
Step 1. 「開発」タブを表示する（最初の1回だけ）
画面上に「開発」というタブがない場合は、以下の手順で出してください。
（すでにある人はStep 2へ！）
- リボン（メニュー部分）の空いているところを右クリックし、「リボンのユーザー設定」を選びます。
- 右側のリストにある「開発」にチェックを入れます。
- 「OK」を押します。これで「開発」タブが登場しました。
Step 2. マクロの記録を開始する
ここからが本番です。「録画ボタン」を押したら、余計な操作はしないでくださいね。
- 「開発」タブをクリックし、左側にある「マクロの記録」ボタンを押します。
- マクロ名に「データ整形」と入力し、「OK」を押します。
さあ、録画が始まりました！
（画面左下のステータスバーに「■（停止ボタン）」が表示されていれば録画中です）
Step 3. 整形作業を行う（録画中）
いつも通りの操作を丁寧に行います。
- 不要な行を消す：
行番号の「1」と「2」をドラッグして選択し、右クリック ＞ 「削除」を選びます。
（英語の見出しが1行目に上がってきましたね） - 見出しを日本語にする：
A1セルに「ID」、B1に「日付」、C1に「科目」、D1に「金額」と上書き入力します。 - 見出しを装飾する：
A1からD1を選択し、背景色を「黄色」、文字を「太字」、配置を「中央揃え」にします。 - 金額にカンマをつける：
D列（金額）を選択し、Ctrl+Shift+1（または桁区切りスタイルボタン）を押します。 - 列幅を整える：
A列からD列を選択し、列番号の境界線をダブルクリックして自動調整します。 - 最後にA1セルを選択する：
処理が終わったことがわかるよう、最後にA1セルをクリックしておきます。
Step 4. 記録を終了する
操作が終わったら、忘れずに録画を止めます。
- 「開発」タブにある「記録終了」ボタンを押します。
（または画面左下の「■」ボタンを押します）
これでおしまいです！あなたの操作がExcelに記憶されました。
Step 5. 実行ボタンを作る
いちいちメニューから呼び出すのは面倒なので、ボタンを作りましょう。
- 「開発」タブ ＞ 「挿入」 ＞ 「ボタン（フォームコントロール）」（左上の四角いボタン）をクリックします。
- F1セルあたりに適当な大きさでドラッグしてボタンを描きます。
- 「マクロの登録」画面が出るので、さっき作った「データ整形」を選んで「OK」を押します。
- ボタンの名前を「整形実行」などに書き換えます。
★実験してみよう！
一度、Ctrl + Z で作業前の状態に戻すか、もう一度サンプルデータを貼り直して、元の汚い状態にしてください。
そして、今作った「整形実行」ボタンをポチッと押してみてください。
……一瞬で、きれいな表になりましたか？ 感動の一瞬です！
ベテラン経理の「ここだけの話」
マクロを使う上で、絶対に覚えておかなければならない「鉄の掟」があります。
それは、「マクロを実行すると『元に戻す（Undo）』ができない」ということです。
Ctrl + Z が効きません。
もし間違ったマクロを実行して大切なデータを消してしまったら、基本的には取り返しがつきません。
ですので、慣れるまでは以下のルールを守ってください。
- マクロを実行する前に、必ず「上書き保存（Ctrl+S）」をしておく。
- もし失敗したら、保存せずにファイルを閉じて、開き直す。
また、マクロを含んだExcelファイルを保存する時は、拡張子を通常の「.xlsx」ではなく、「Excel マクロ有効ブック (.xlsm)」にする必要があります。
これを忘れると、せっかく作ったマクロが消えてしまうので注意してくださいね。
まとめ
第26回では、自動化の第一歩「マクロの記録」を体験しました。
- 「開発」タブを表示させるところからスタート。
- 「マクロの記録」→「いつもの操作」→「記録終了」の3ステップ。
- プログラムが書けなくても、Excelがあなたの操作を覚えてくれる。
- ボタンに登録すれば、ワンクリックで業務完了。
- 注意：マクロ実行後は「元に戻す」ができない！
「自分には難しそう」と思っていたマクロも、これならできそうじゃありませんか？
まずは「毎月必ずやる、単純な整形作業」から自動化してみてください。
次回は、マウス操作すら不要にする「キーボードショートカットの向こう側」。Alt キーを使った「アクセスキー」の世界へご案内します。
リボンメニューの奥にある機能も、キーボードだけで呼び出せるようになれば、あなたはもう完全に「Excelの達人」です。
zesys.net※本ブログはこの一文以外は、AIによる記載です。内容にウソが含まれている可能性がありますので、ご注意ください。写真もAIで作成しています。
