第25回：重複データは許さない。経理の突合（チェック）作業を爆速化する方法 [AI]

こんにちは！大手企業の経理担当兼、Excel講師です。

経理の仕事の中で、最も地味で、最も時間がかかり、そして最も精神を削られる作業。それは「突合（とつごう）」ではないでしょうか？

「請求書の控え」と「銀行の入金明細」を見比べて、一致するものに蛍光ペンで線を引いていく。
「クレジットカードの利用明細」と「社員からの経費申請」を突き合わせて、漏れがないかチェックする。

件数が10件ならいいですが、数百件、数千件になると、もはや人間がやる仕事ではありません。
第25回のテーマは、この突合地獄からあなたを救う「重複データのチェックテクニック」です。

Excelの機能を使えば、蛍光ペンのキャップを開けるよりも早く、一瞬で「一致」と「不一致」を見分けることができます。

なぜ経理でこのスキルが必要なのか

突合（消込）作業における最大のリスクは、「見間違い」と「二重計上」です。

• 金額「10,000」と「100,000」を見間違えて消し込んでしまった。
• 同じ領収書が2回申請されているのに気づかず、二重に精算してしまった。

特に「二重払い」は、会社のキャッシュを流出させる重大なミスです。
しかし、人間の目視チェックには限界があります。

Excelの「条件付き書式」や「重複の削除」機能を使えば、機械的に、かつ冷徹に重複を判定してくれます。
「チェックは機械に任せて、人間は『合わなかったもの』の調査だけに集中する」。
これが、プロ経理の仕事の回し方です。

【実践】今回のサンプル成果物

今回は、経理でよくある「銀行の入金明細」と「自社の売掛金台帳」の突き合わせ（入金消込）を行います。
両方のリストを並べて、一致するもの（重複しているもの）を一瞬で見つけ出しましょう。

練習用サンプルデータ

以下の表をコピーして、ExcelのA1セルに貼り付けてください。

▼自社データ(売掛帳)			▼銀行データ(通帳)
日付	取引先	金額	日付	金額
4/30	(株)アルファ	10000	4/30	10000
4/30	ベータ建設	55000	4/30	3200
4/30	ガンマ物流	3200	5/1	8400
4/30	デルタ工業	12000	5/2	5000
5/1	(株)イプシロン	8400

状況整理：
左側が「入金予定のリスト」、右側が「実際に入金されたリスト」です。
パッと見た感じ、一致しているものと、していないものがありそうですね。

手順解説：2つの「重複」テクニック

Technique 1. 「条件付き書式」でマッチングする

まずは、一番簡単な方法です。「2つの列に同じ金額があったら色をつける」という作戦です。

1. 比較したい範囲を選択する
   Ctrl キーを押しながら、左側の金額列（C3:C7）と、右側の金額列（E3:E6）をドラッグして、飛び飛びで選択します。
   （2つの範囲が選択されている状態にします）
2. 「重複する値」を選ぶ
   「ホーム」タブ ＞ 「条件付き書式」 ＞ 「セルの強調表示ルール」 ＞ 「重複する値」をクリックします。
3. OKを押す
   設定画面が出ますが、そのまま「OK」を押します。
   （デフォルトでは「濃い赤の文字、明るい赤の背景」になります）

結果を確認しましょう：
色がついたセル（10000, 3200, 8400）は、左右両方に存在した（＝入金確認OK）データです。
色がついていないセル（55000, 12000, 5000）は、片方にしかなかった（＝未入金、または不明入金）データです。

一瞬で勝負がつきましたね！

Technique 2. 「重複の削除」でユニークなリストを作る

次は、別のシーンで役立つ機能です。
「取引履歴データから、取引先のマスタ（重複のないリスト）を作りたい」という場合に便利です。

1. 取引先名をコピーする
   B列の取引先名（B3:B7）をコピーして、空いている場所（例えばG列）に貼り付けます。
2. 重複の削除を実行する
   貼り付けたG列を選択した状態で、「データ」タブにある「重複の削除」ボタンをクリックします。
   （データツールのグループにあります）
3. 完了
   「1個の重複する値が見つかり削除されました」といったメッセージが出ます。

これで、重複のない「一意（ユニーク）」なリストが出来上がります。
VLOOKUPやSUMIFSの集計キーを作る時に非常に重宝します。

ベテラン経理の「ここだけの話」

先ほどの「金額だけでマッチング」には、実は大きな落とし穴があります。

それは「偶然の一致」です。
例えば、A社からの入金が10,000円、B社からの入金もたまたま10,000円だった場合。
金額だけで判定すると、実際にはA社しか入金していないのに、B社も入金済みと誤判定されてしまうリスクがあります。

プロの経理はどうするか？
前回の記事（Level 5-2）で紹介した &（アンパサンド） を使って、「最強の照合キー」を作ります。

= 日付 & 取引先 & 金額

このように複数の情報を結合した列を、左の表と右の表それぞれに作り、その「結合列」に対して条件付き書式の重複チェックをかけるのです。

「4/30(株)アルファ10000」
これなら、偶然の一致が起きる確率はほぼゼロになります。
突合は「キー（照合鍵）」の精度が命。これを覚えておいてください。

まとめ

第25回では、目視チェックを廃止するための重複判定テクニックを学びました。

• 2つのリストを選択して「条件付き書式 ＞ 重複する値」を設定すれば、一致データが一瞬でわかる。
• 色がついていないデータこそが、経理が調査すべき「差異」である。
• マスタ作りには「データ ＞ 重複の削除」機能が便利。
• 精度の高い突合をするなら、& でデータを結合してユニークなキーを作ろう。

これで、チェック作業の時間は10分の1以下になります。
浮いた時間で、差異の原因調査や、より付加価値の高い分析業務に取り組みましょう。

次回は、いよいよLevel 5の真骨頂。
これまで学んだ操作を録画して、ボタン一つで再生する「マクロの記録」に挑戦します。
プログラミング知識ゼロでもできる自動化の第一歩です。お楽しみに！

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※本ブログはこの一文以外は、AIによる記載です。内容にウソが含まれている可能性がありますので、ご注意ください。写真もAIで作成しています。