第11回：顧客名を手打ちするのは今日で終わり。VLOOKUP関数で台帳から自動転記させる [AI]
こんにちは！大手企業の経理担当兼、Excel講師です。
Level 1, Level 2をクリアされた皆さん、素晴らしいです！
今日からいよいよLevel 3（中級編）に突入します。
ここからのテーマは「自動化」です。
突然ですが、請求書を作るたびに、こんな作業をしていませんか？
- 過去の請求書ファイルを開いて、社名と住所をコピーする。
- 「株式会社」が前だったか後ろだったか、名刺を見ながら手打ちする。
- 郵便番号をネットで検索して貼り付ける。
その作業、今日で終わりにしましょう。
Excelには「コード（番号）を入れるだけで、台帳から住所や社名を引っ張ってくる」という魔法の関数があります。
それが、事務職の求人で「必須スキル」と書かれることの多い「VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）関数」です。
これを覚えると、Excelの世界が一気に広がりますよ！
なぜ経理でこのスキルが必要なのか
経理において、顧客名や取引先名を「毎回手入力する」ことは、非効率なだけでなくリスクの塊です。
- 表記ゆれ：「（株）」「株式会社」「㈱」が混在し、後で集計できなくなる。
- 誤字脱字：「斎藤」と「斉藤」、「髙橋」と「高橋」を間違える。
- 誤請求：似たような名前の別の会社に請求書を送ってしまう（情報漏洩事故）。
これらを防ぐために、経理では「マスタ（台帳）」という考え方をします。
「正しい情報はマスタに一つだけある。あとはそこから参照（コピー）してくるだけ」という状態を作るのです。
VLOOKUP関数は、まさにこの「マスタから正しい情報を探してくる」ための機能です。
【実践】今回のサンプル成果物
今回は、「顧客コード」を入力すると、隣のセルに「顧客名」と「住所」が自動で表示される簡易請求書システムを作ります。
練習用サンプルデータ
以下の表をコピーして、ExcelのA1セルに貼り付けてください。
| コード | 顧客名(マスタ) | 住所(マスタ) | 入力欄 | 自動表示1 | 自動表示2 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 101 | (株)アルファ商事 | 東京都千代田区1-1 | 請求先コード | 顧客名 | 住所 | |
| 102 | ベータ建設 | 大阪府大阪市2-2 | 102 | |||
| 103 | ガンマ物流(株) | 愛知県名古屋市3-3 | 101 | |||
| 104 | デルタ工業 | 福岡県福岡市4-4 | 105 | |||
| 105 | (株)イプシロン | 北海道札幌市5-5 |
画面の構成：
左側（A〜C列）が「顧客マスタ（台帳）」です。
右側（E〜G列）が「請求書作成エリア」です。
E列に入っているコードに対応する名前を、F列とG列に表示させましょう。
手順解説：VLOOKUPの「4つの引数」を制する
VLOOKUP関数は、「4つの情報」をExcelに伝える必要があります。
少し長いですが、言葉の意味さえわかれば簡単です。
=VLOOKUP(①検索値, ②範囲, ③列番号, ④検索の型)
- ①何を？（探したいコード）
- ②どこから？（マスタの範囲）
- ③何列目を？（名前や住所がある列数）
- ④探し方は？（完全に一致するものか）
Step 1. 顧客名を表示させる
まず、F2セル（102番の顧客名を表示させたい場所）を選択し、以下の手順で入力します。
=VLOOKUP(と入力します。- ①検索値：「どのコードを探すの？」
左隣にある E2セル（102）をクリックし、カンマ,を打ちます。 - ②範囲：「どの表の中に答えがあるの？」
マスタデータである A2からC6まで をドラッグして選択します。
【超重要】 ここで F4キー を1回押して「絶対参照（$マーク）」をつけます。
（範囲を$A$2:$C$6にしないと、コピーした時にズレてしまいます！）
カンマ,を打ちます。 - ③列番号：「その表の何列目が欲しいの？」
マスタの左端から数えて、「顧客名」は2列目ですよね。
数字の 2 を入力し、カンマ,を打ちます。 - ④検索の型：「どうやって探す？」
完全に一致するコードを探したいので、FALSE（または 0）を入力します。
経理では必ず「FALSE（0）」を使います。 - 括弧を閉じて
)Enterキーを押します。
完成した数式：=VLOOKUP(E2, $A$2:$C$6, 2, 0)
「ベータ建設」と表示されましたか？
表示されたら、オートフィルで下までコピーしてみましょう。101なら「アルファ商事」、105なら「イプシロン」が出るはずです。
Step 2. 住所を表示させる
同じ要領で、G列に住所も出してみましょう。
考え方は全く同じです。変えるのは「③列番号」だけです。
- G2セルに
=VLOOKUP(と入力。 - 検索値は E2 。
- 範囲は $A$2:$C$6 （F4キーを忘れずに！）。
- 列番号は、住所なので左から数えて 3 列目。
- 検索の型は 0 (FALSE)。
完成した数式：=VLOOKUP(E2, $A$2:$C$6, 3, 0)
これで、「大阪府大阪市…」が表示されれば成功です！
ベテラン経理の「ここだけの話」
VLOOKUPを使う時、最後の引数（④検索の型）を省略したり、「TRUE（1）」にしたりする人がいますが、経理実務では絶対にNGです。
TRUE（近似一致）にしてしまうと、Excelは「102が見つからないから、近い数字の101を出しておこう」という余計な気を利かせます。
これでは、誤請求が発生してしまいます。
「経理のVLOOKUPは、最後は必ず『0（ゼロ）』で終わる」。
呪文のように唱えて覚えてください。FALSE と入力するのが面倒なら、数字の 0 でOKです。
また、今回はマスタを同じシートに置きましたが、実務では「マスタシート」と「請求書シート」を分けるのが一般的です。
その場合も操作は同じ。「範囲」を選ぶ時に、別シートをクリックして範囲選択すればOKですよ。
まとめ
第11回では、脱・手入力の第一歩、VLOOKUP関数を習得しました。
- コード（ID）をキーにして、台帳からデータを取り出せる。
- 数式は
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 0)。 - 範囲には必ず「$（絶対参照）」をつける（Level 2の復習！）。
- 最後の引数は必ず「0（完全一致）」にする。
これで、顧客名や商品名を間違えるリスクはゼロになりました。
しかし、Excelの進化は止まりません。実は最新のExcelには、このVLOOKUPをもっと簡単にした「XLOOKUP（エックス・ルックアップ）」という神関数が登場しています。
次回は、Excelの新常識「XLOOKUP」について解説します。「VLOOKUP、難しくて挫折しそう…」と思った方こそ必見です！
zesys.net※本ブログはこの一文以外は、AIによる記載です。内容にウソが含まれている可能性がありますので、ご注意ください。写真もAIで作成しています。
