第2回：その入力、もっと速くなります。オートフィルとフラッシュフィルで入力を爆速化 [AI]
こんにちは！大手企業の経理担当兼、Excel講師です。
突然ですが、Excelで「連番」を振るとき、どうやっていますか？
「1」「2」「3」…とキーボードで一つずつ打ち込んでいませんか？
あるいは、名簿を作る時に「田中 太郎」という氏名の列を見て、隣のセルに「田中」と「太郎」を手入力で分けていたりしませんか？
もし心当たりがあるなら、あなたは人生の貴重な時間をExcelに奪われています。
第2回のテーマは、Excel入力の基本にして最強の時短テクニック、「オートフィル」と「フラッシュフィル」です。これを知っているだけで、1時間かかる入力作業が「3秒」で終わることも珍しくありません。
なぜ経理でこのスキルが必要なのか
経理の現場では、「規則性のあるデータ」を扱う頻度が非常に高いです。
- 伝票番号（No.1001, No.1002…）
- 日付（4月1日, 4月2日…）
- 会計期間（2024年4月度, 2024年5月度…）
これらを一つひとつ手入力していると、時間がかかるだけでなく、「打ち間違い」のリスクが跳ね上がります。「4月31日」なんて存在しない日付を入力してしまい、後で集計エラーになる…というのは新人経理あるあるです。
また、システムから吐き出されたデータが「使いにくい形」になっていることもよくあります。例えば、氏名コードと名前がくっついている（例：001_佐藤）データを、別々の列に分けたい時などです。
Excelに入力を任せることで、「速く」かつ「正確に」データを作成するのが、プロ経理の鉄則です。
【実践】今回のサンプル成果物
今回は、以下の2つの機能を使って、従業員リストを整形してみましょう。
- オートフィル：社員番号（連番）を一瞬で作る
- フラッシュフィル：氏名データから「苗字」だけを一瞬で抜き出す
練習用サンプルデータ
以下の表をコピーして、ExcelのA1セルに貼り付けてください。
| No | 氏名データ | 苗字（抽出） | 入社日 |
|---|---|---|---|
| 1 | 田中 太郎 | 2024/4/1 | |
| 鈴木 次郎 | |||
| 佐藤 花子 | |||
| 高橋 健太 | |||
| 伊藤 由美 | |||
| 山本 大輔 |
手順解説：Excelに入力作業を代行させる
1. オートフィルで連番と日付を連続入力する
まずは基本中の基本、「オートフィル」です。
- 「フィルハンドル」を見つける
A2セル（数字の「1」が入っているセル）を選択してください。
セルの右下に、小さな四角い点がありますよね？ これを「フィルハンドル」と呼びます。
マウスカーソルを合わせると、形が白い十字から「黒い十字 ＋」に変わります。 - 連番を作る（Ctrlキー活用）
そのまま下にドラッグすると「1, 1, 1…」とコピーされてしまいます。
キーボードのCtrlキーを押しながら、フィルハンドルを下にドラッグしてみてください。
「1, 2, 3…」と連番になったはずです！ - 日付を連続させる
次にD2セル（2024/4/1）を選択し、フィルハンドルをそのまま（Ctrlを押さずに）下にドラッグしてください。
日付の場合は、自動的に「4/2, 4/3…」と1日ずつ増えていきます。
ポイント：
Excelは賢いので、「日付」はドラッグするだけで連続データになりますが、「数字」はただのコピーになります。数字を連番にしたいときは Ctrl キーを添える、と覚えておきましょう。
2. フラッシュフィルで文字を抜き出す
次は、知っているとヒーローになれる機能「フラッシュフィル」です。Excel 2013から追加された機能ですが、意外と知らないベテランも多いです。
- お手本を入力する
C2セル（苗字を入れる列の先頭）に、B2セルの「田中 太郎」から苗字だけ抜き出した「田中」を手入力してください。これがExcelへの「お手本」になります。 - 魔法のショートカットキーを押す
C3セル（次の行）を選択した状態で、以下のショートカットキーを押してください。Ctrl+E
どうですか？ 一瞬で下の行まで「鈴木」「佐藤」…と苗字だけが入力されたはずです！
フラッシュフィルは、あなたが入力した「法則（ここではスペースの前にある文字を抜き出す）」をExcelが勝手に読み取って、残りのデータも同じように処理してくれる機能です。
苗字と名前を分けるだけでなく、「メールアドレスからドメインだけ抜き出す」「郵便番号のハイフンを消す」など、経理の実務データ加工で大活躍します。
ベテラン経理の「ここだけの話」
オートフィルについて、もう一つだけプロの技を教えます。
「ダブルクリック」です。
データが5行や10行ならドラッグでも良いですが、経理実務では「1万行のデータ」に連番を振ることもあります。
1万行下までドラッグし続けるのは苦行ですよね。
そんな時は、「フィルハンドルをダブルクリック」してください。
左隣の列にデータが入っていれば、そのデータが続いている一番下の行まで、一瞬でオートフィルが走ります。
「カチカチッ」の一瞬で1万行の処理が終わる快感。ぜひ味わってください。
まとめ
第2回では、入力を爆速化する2つの機能を紹介しました。
- オートフィル：
Ctrlドラッグで連番作成、日付はそのままドラッグ。 - フィルハンドルのダブルクリック：大量データも一瞬で下までコピー。
- フラッシュフィル（Ctrl + E）：法則性のあるデータの分割・加工を一瞬で行う。
これらを使うことで、入力ミスを減らし、余った時間でしっかり「検算（チェック）」をする。それが経理の品質を高めます。
次回は、初心者が必ずつまずく「日付が謎の数字（44927など）になってしまう問題」を解決します。これを知らないと経理実務では致命傷になりかねません。お楽しみに！
zesys.net※本ブログはこの一文以外は、AIによる記載です。内容にウソが含まれている可能性がありますので、ご注意ください。写真もAIで作成しています。
